El Expediente Personal del recluso -Las Firmas-

No se cuenta con una definición legal de lo que es o debe ser el expediente personal del interno. Los artículos 15.2 LOGP y 18 del RP vigente enuncian tímidamente el contenido del expediente, y el 336.3° del RP de 1981 quiere perfilar su estructura interna; pero todos estos preceptos se quedan a mitad de camino a la hora de aportar una definición. Quizá lo único que resulta claro e incuestionable es que el expediente se abre a todo ingresado, y que de su contenido tiene derecho a ser informado.

A cada interno se le abrirá un expediente personal relativo a su situación procesal y penitenciaria del que tendrá derecho a ser informado, y para cada penado se formará un protocolo de personalidad, articulo 15 LOGP.

Admitido en un Establecimiento un recluso, se procederá a verificar la identificación del mismo, efectuando las reseñas alfabética, dactilar y fotográfica, así como la inscripción en el libro de ingresos del Establecimiento y a la apertura de un expediente personal, relativo a su situación procesal y penitenciaria, del que tendrá derecho a ser informado, articulo 18 RP.

La definición más aproximada sería la siguiente (GRIJALBA): “El expediente personal del interno viene configurado por un conjunto de anotaciones y documentos, sobre los que el titular tiene el derecho de información, que nos permite conocer tanto la identidad del interno como el contenido de su relación jurídica, pasada y presente, con las autoridades judiciales y la administración penitenciaria

Según el artículo 336.3°, párr. 2° del R.P. de 1981, “toda anotación irá autorizada con la firma del funcionario de la oficina, la del jurista criminólogo cuando corresponda, la del subdirector y el visto bueno del director”.

Hoy nos vamos a referir a las distintas firmas que han de figurar en cada diligencia que se lleva a cabo en el expediente personal del interno:

El Funcionario. Se refiere al funcionario que materialmente realiza la anotación. Es decir, el funcionario de la Oficina de Régimen responde con su firma de la conveniencia y exactitud de la diligencia que se anota.

El Jurista criminólogo. Actualmente, llamado jurista. Este firma igualmente la diligencia “cuando corresponda”. El artículo 281.1.a RP de 1981 encomendaba al jurista criminólogo la función de “estudiar los expedientes personales y protocolos de los internos y rubricar en los mismos previamente las diligencias referentes a clasificación, progresión o regresión de grado y libertad condicional que hayan de ser firmadas por el director y subdirector del centro”. La reforma introducida por R.D. 787/84 de 26 de marzo, trasladó esta función, según se ha transcrito, al artículo 278.8.a RP, siendo actualmente la rúbrica de estas diligencias función del subdirector de tratamiento o subdirector-jefe del equipo de tratamiento. Es de advertir, no obstante, que en la práctica rara vez aparece esta firma.

El Subdirector de régimen. Firma igualmente la diligencia porque ésta se extiende sobre el expediente, y en la Oficina de Régimen. Y el subdirector es el responsable directo de todo cuanto se realiza en esta Oficina (artículo 277.2.a RP).

El Director. El Director, con el visto bueno o conformidad (artículo 276.2.5.a RP), aparece en éste como en otros casos en la posición de máximo responsable de la unidad (artículo 276.1 RP).

Otras.En la práctica, aunque sin base reglamentaria, se suele añadir también la firma del jefe de la oficina de régimen (equivalente a Jefe de Negociado).

Consecuencia de la falta de las firmas. Con relación a las firmas, el enunciado del RP es imperativo: “toda anotación irá autorizada con la firma…”, dice el texto normativo. Lo que no se dice es la consecuencia de la falta de una de estas firmas, o incluso de todas. Es decir, ¿cómo afectaría al contenido de la diligencia la falta de una, varias o todas las firmas? ¿Sería una diligencia nula? ¿Sería anulable?

De una interpretación sensu contrario, parece desprenderse que una diligencia sin firmas sería una diligencia “desautorizada” o “no autorizada”, y por lo tanto sin valor. Calificar así a una diligencia por no llevar firmas sería excesivo.

También, en la práctica, suele aparecer la firma de una persona más -Jefe de la Oficina de Régimen-, no contemplado reglamentariamente. Incluso, se suele omitir la firma del Director y sustituirla con el sello de su cargo, lo cual tampoco viene reglamentado.

Aún con todo, en el supuesto de falta de firmas entiendo que no está incluido en los supuestos de nulidad de pleno derecho y anulabilidad de nuestra legislación, por mucho que se tratara de forzar la interpretación de este último supuesto.

La solución para estos casos me parece mucho más sencilla. Necesariamente, se ha de partir de las siguientes afirmaciones:

  • Toda diligencia, en cuanto constatación de un hecho, genera un documento o una serie de ellos. (Ejemplos: puesta en conocimiento del Juzgado de Guardia, del Juzgado de Vigilancia, del Centro Directivo, del propio Director del centro, etc.).
  • Toda diligencia, en cuanto que dación en cuenta de la recepción de un documento, viene motivada por la recepción de ese documento y, a su vez, genera otro u otros documentos. (Ejemplos: acuse de recibo, traslado de copias, notificaciones con constancia en el expediente, etc.).

Todos estos documentos, ya sean originales (recibidos), o en forma de minutas o copias (de los expedidos), constan en el expediente. Así pues, el hecho de que en la diligencia falten una, varias o todas las firmas no supone, en principio, nada, pues todo el contenido de la diligencia es constatable documentalmente.

La falta de firmas no puede suponer la nulidad o anulabilidad de la diligencia, porque esta declaración supondría la negación del hecho anotado o la no recepción del documento. Tal declaración de nulidad o anulabilidad sería, por tanto, inútil. Se puede concluir, pues, que la falta de alguna firma dará lugar, a lo sumo, a que en cualquier momento se supla tal omisión con la estampación de la firma correspondiente. Por tanto, hay que pensar que el enunciado en términos tan absolutos del artículo  336.3.2.° RP no se corresponde, en realidad, con los efectos de su incumplimiento, que en la práctica son inoperantes.

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